農(nóng)業(yè)農(nóng)村部財(cái)會(huì)服務(wù)中心、中華農(nóng)業(yè)科教基金會(huì)
檔案管理辦法
財(cái)會(huì)中心〔2020〕72號(hào)
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村部財(cái)會(huì)服務(wù)中心、中華農(nóng)業(yè)科教基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“中心”）檔案管理工作，根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局第13號(hào)令），結(jié)合中心實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案是指在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，辦理完畢的，具有查考利用價(jià)值，并按一定的立件（卷）歸檔制度保存?zhèn)洳榈母鞣N文件資料。
第二章 管理職責(zé)與任務(wù)
第三條 中心檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第四條 在中心主任的領(lǐng)導(dǎo)下，綜合處負(fù)責(zé)中心檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、培訓(xùn)，具體負(fù)責(zé)中心檔案室的管理。
第五條 綜合處檔案管理工作職責(zé)：
（一）貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》和有關(guān)檔案工作的政策規(guī)定，制定中心檔案工作的規(guī)章制度。
（二）負(fù)責(zé)指導(dǎo)中心各類文件材料立件（卷）歸檔工作。督促、檢查中心各處應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)立件（卷）歸檔。
（三）集中統(tǒng)一管理中心全部檔案，做好檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各項(xiàng)工作。
（四）組織有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高各處檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
第六條 業(yè)務(wù)處檔案工作的職責(zé)：
（一）中心各處均為立件（卷）單位，立件（卷）歸檔是綜合部門和業(yè)務(wù)部門的工作任務(wù)之一。
（二）各處處長(zhǎng)負(fù)責(zé)布置本部門立件（卷）歸檔工作。
（三）各處檔案員具體負(fù)責(zé)本處的立件（卷）歸檔工作。
第七條 檔案員職責(zé)：
（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
（二）熟悉檔案工作基本知識(shí)和文書處理程序。
（三）做好檔案的收集、整理和利用服務(wù)工作。
（四）嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密、保衛(wèi)制度，確保檔案的安全和完整。
第三章基礎(chǔ)設(shè)施
第八條 中心設(shè)置檔案室并按照存放、整理和閱覽分區(qū)設(shè)置功能區(qū)。
第九條 中心檔案室應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)。
第十條 中心檔案室應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)并安裝防火門，配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。
第十一條 中心檔案室應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施。整理和閱覽功能區(qū)應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第四章 立件（卷）歸檔和移交
第十二條 各處應(yīng)將工作活動(dòng)中形成的，已辦理完畢的，具有保存查考利用價(jià)值的文件材料收集齊全，每年6月底以前進(jìn)行立件（卷）歸檔。
第十三條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。
第十四條 為確保檔案的完整與安全，各處必須按規(guī)定將應(yīng)歸檔的文件材料移交中心檔案庫(kù)房集中保管，不得分散保存或拒絕歸檔。檔案的接收程序：
（一）各處完成立件（卷）歸檔工作后，由各處檔案員編制《移交檔案目錄》一式兩份，一份隨歸檔文件材料向綜合處移交，一份自留備查。
（二）檔案交接雙方須根據(jù)《移交檔案目錄》清點(diǎn)核對(duì)、檢查案卷質(zhì)量，對(duì)不符合規(guī)定要求的歸檔文件材料案卷及時(shí)采取措施予以補(bǔ)救。
（三）辦理交接手續(xù)，雙方分別在移交清單上簽字。
（四）歷年續(xù)卷，每年6月底由各處負(fù)責(zé)向綜合處移交。
第五章 檔案的整理與保管
第十五條 中心在工作中形成的全部檔案，作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理保管。
第十六條 綜合處檔案員須對(duì)接收的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和必要的整理。綜合處可根據(jù)情況聘請(qǐng)檔案管理專業(yè)人員指導(dǎo)或協(xié)助開展檔案整理工作。根據(jù)檔案內(nèi)容和載體的不同，按年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。
第十七條 綜合處檔案員應(yīng)定期對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)采取有效措施補(bǔ)救。對(duì)破損，或字跡模糊、褪變的檔案，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
第六章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十八條 綜合處檔案員要按檔案統(tǒng)計(jì)制度的要求，對(duì)檔案的收進(jìn)、借閱、保管、利用、鑒定、銷毀以及上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)下達(dá)的有關(guān)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并填寫統(tǒng)計(jì)年報(bào)。統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，統(tǒng)計(jì)數(shù)字應(yīng)準(zhǔn)確可靠。
第十九條 綜合處檔案員應(yīng)積極做好檔案提供利用工作，根據(jù)利用者需要編制適用的檢索工具，利用好自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，搞好中心檔案信息資源的開發(fā)，充分發(fā)揮檔案在中心工作中的作用。
第二十條 綜合處要建立健全檔案借閱制度，做到既方便利用又確保檔案完整與安全。根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，履行不同的借閱手續(xù)。
第二十一條 檔案借閱者必須對(duì)所借檔案的安全、保密負(fù)責(zé)，不得擅自涂改、勾劃、批注、拆散、轉(zhuǎn)借、翻印或帶離辦公場(chǎng)所。綜合處檔案員對(duì)歸還的檔案應(yīng)認(rèn)真檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)上述情況要及時(shí)追究處理。損毀、泄密、丟失檔案者，根據(jù)案卷的重要程度，按《中華人民共和國(guó)檔案法》第五章第二十四條規(guī)定給予處罰。
第七章 檔案的鑒定和銷毀
第二十二條 中心檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。
第二十三條 對(duì)保管期滿檔案的鑒定工作，由綜合處和有關(guān)業(yè)務(wù)處聯(lián)合組成鑒定小組共同進(jìn)行，經(jīng)鑒定小組提出存毀意見(jiàn)，剔出確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，編制“檔案銷毀清冊(cè)”。
第二十四條 銷毀檔案前，必須將“檔案銷毀清冊(cè)”送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可進(jìn)行銷毀。為使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)處了解必要情況，在審批銷毀檔案時(shí)，應(yīng)將擬銷毀檔案的清冊(cè)送交有關(guān)處和主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，并附立檔部門的簡(jiǎn)要說(shuō)明。
第二十五條 檔案銷毀應(yīng)由兩人或兩人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”和銷毀日期。由監(jiān)銷人在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據(jù)。
第八章 檔案的移交
第二十六條 單位撤銷、合并時(shí)，檔案材料要妥善保管。經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后向接收單位辦理交接手續(xù)，不得分散或擅自處理。
第二十七條 臨時(shí)性機(jī)構(gòu)在工作結(jié)束后，應(yīng)將文件材料系統(tǒng)整理立件（卷）歸檔，編制案件（卷）目錄，向綜合處移交。
第二十八條 檔案移交時(shí)，按照中心的有關(guān)規(guī)定和要求，妥善辦理交接手續(xù)，雙方應(yīng)在移交目錄上簽字。
第九章 附 則
第二十九條 電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔和管理按照《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）規(guī)定辦理。
第三十條 本辦法由綜合處（辦公室）負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。原《農(nóng)業(yè)部財(cái)會(huì)服務(wù)中心（中華農(nóng)業(yè)科教基金會(huì)）檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)中心〔2005〕35號(hào)）同時(shí)廢止。
